Messagerie électronique : les bonnes pratiques à adopter en cas de départ définitif d’un salarié
Messagerie électronique : les bonnes pratiques à adopter en cas de départ définitif d’un salarié
La CCIN est de plus en plus souvent contactée par des anciens salariés qui constatent que leur adresse email nominative professionnelle est encore active alors qu’ils ont quitté leurs fonctions depuis plusieurs mois.Aussi elle souhaite préciser les bonnes pratiques à adopter :
- Lors du départ définitif d’un salarié sa boite email nominative doit être « bloquée » c’est à dire qu’elle ne doit plus pouvoir recevoir d’emails, ni en envoyer, à l’exception d’un message automatique qui sera adressé à chaque personne ayant envoyé un email à l’adresse concernée. Ce message automatique a vocation à informer l’expéditeur de l’email que son interlocuteur ne travaille plus au sein de l’entité, et qu’il devra désormais envoyer ses emails à telle ou telle adresse. Ceci pourra être pratiqué pendant 3 mois au maximum, selon les fonctions et le degré de responsabilité de l’ancien salarié.
- A l’échéance de cette période l’adresse email nominative de l’ancien salarié sera désactivée (supprimée).
- L’employeur doit permettre au salarié de récupérer les emails privés susceptibles de se trouver dans sa boite email nominative professionnelle.
→ Ces principes concernent toutes les messageries électroniques professionnelles qu’elles soient utilisées à des fins de surveillance ou non.
Ces points feront l’objet d’une nouvelle délibération de la CCIN qui viendra remplacer la délibération n° 2015-111 portant recommandation sur les dispositifs de messagerie électronique utilisés à des fins de contrôle et de surveillance.
