Toute personne physique ou morale de droit privé désirant exploiter un traitement automatisé contenant des informations nominatives doit au préalable effectuer des formalités auprès de la CCIN.

Quatre procédures s’offrent à elle :

• déclaration ordinaire ;
• déclaration simplifiée ;
• demande d’autorisation ;
• demande d’avis.

Le responsable de traitement devra déterminer la procédure dont relève le traitement qu’il désire mettre en œuvre. Pour cela, il analysera l’objectif de son fichier et en fonction de ce dernier, remplira le formulaire de déclaration ordinaire, déclaration simplifiée, demande d’autorisation ou de demande d’avis.

Le régime de déclaration ordinaire

Les personnes physiques et morales de droit privé relèvent en principe du régime de la déclaration ordinaire.

Pour être recevable, le dossier devra être dûment complété et adressé à la CCIN par courrier en RAR ou déposé au Secrétariat de la CCIN contre-reçu.

Si le dossier est complet, le Président de la CCIN délivre un récépissé de mise en œuvre au responsable de traitement.

Dans le cas contraire, le dossier est déclaré incomplet et retourné au responsable de traitement pour modification.

Le régime de déclaration simplifiée

Seuls les traitements ne présentant manifestement pas d’atteinte aux droits et libertés des personnes relèvent d’une déclaration simplifiée.

Pour bénéficier de cette procédure simplifiée, le responsable de traitement devra vérifier que le fichier automatisé qu’il désire mettre en œuvre est bien conforme aux conditions déterminées par le traitement type décrit par Arrêté Ministériel.

Il s’assurera de ne pas utiliser plus d’informations que prévu par l’Arrêté qui correspond à son traitement, sachant que ce dernier fixe pour une finalité donnée, les données collectées, leur durée de conservation, leurs destinataires, etc.

Lorsque le traitement correspond en tous points à l’Arrêté Ministériel invoqué, le responsable de traitement devra transmettre le dossier de déclaration simplifiée à la CCIN par courrier en RAR soit déposé directement au Secrétariat de la CCIN contre-reçu.

Si le dossier est complet, le Président de la CCIN délivre un récépissé de mise en œuvre.

Dans le cas contraire, le dossier est déclaré incomplet et retourné au responsable de traitement pour complément d’informations.

Tout traitement déclaré par le biais d’une déclaration simplifiée qui ne répond pas au contenu de l’Arrêté Ministériel de référence est illégal !

Le régime de demande d’autorisation

Les traitements automatisés comportant des données nominatives portant sur des soupçons d’activités illicites, des infractions, des mesures de sûreté, comportant des données biométriques nécessaires au contrôle de l’identité des personnes, ou mis en œuvre à des fins de surveillance, sont soumis à l’autorisation de la Commission.

Ce régime concerne également tous les traitements comportant des transferts de données vers des pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat, c’est-à-dire d’une législation équivalente à la législation monégasque en matière de protection des informations nominatives.
Liste des pays disposant d'un niveau de protection adéquat.

Lorsque le dossier d’autorisation est établi, il doit être adressé, accompagné de ses annexes et de tout document explicatif, à la CCIN par courrier RAR ou déposé au Secrétariat contre-reçu.

Lorsque ce dernier est déclaré incomplet, il est retourné au responsable de traitement pour régularisation.
Dans le cas où le dossier est recevable, la Commission dispose de deux mois à compter de la date de réception pour statuer. Ce délai peut-être renouvelé une fois pour une durée identique.

Après analyse du dossier, si la Commission donne son autorisation, le responsable de traitement peut légalement exploiter le fichier automatisé concerné.

Si la Commission formule un refus d’autorisation, le traitement ne pourra pas être mis en œuvre et aucune opération ne pourra être réalisée.

Le régime de demande d’avis

Cette procédure constitue une mesure très exceptionnelle pour les personnes physiques ou morales de droit privé. Seuls les traitements relatifs à la recherche dans le domaine de la santé (hors recherche biomédicale) sont soumis à ce type de formalité.

Le dossier de demande d’avis, accompagné d’annexes et de tout document explicatif pouvant permettre à la Commission d’apprécier la licéité du traitement et la qualité des informations nominatives doit être adressé à la CCIN en RAR ou déposé à son Secrétariat contre-reçu.

Lorsque le dossier est incomplet, il est retourné au responsable de traitement pour régularisation.

Dans le cas où le dossier est recevable, la Commission dispose de deux mois à partir de la date de la réception pour rendre son avis. Ce délai peut être renouvelé une fois pour une durée identique.

Après analyse du dossier, si la Commission prononce un avis favorable le traitement ne pourra être mis en œuvre qu’après publication au Journal de Monaco, par le responsable de traitement, de l’avis de la CCIN et de la décision de mise en œuvre.

Si la Commission formule un avis défavorable, le traitement ne pourra pas être mis en œuvre. Seul un Arrêté Ministériel motivé permettra, le cas échéant, sa mise en œuvre.

Procédures particulières

• Procédure de modification
    Dès lors qu’une modification intervient dans l’un des éléments d’un traitement automatisé déclaré, le responsable de traitement est tenu de constituer un nouveau dossier.

• Procédure de suppression
    Le responsable de traitement est tenu d’aviser la CCIN de toute suppression de traitement par simple courrier à l’attention du Président de la CCIN.